Likviditetsbudget: sådan planlægger nye virksomheder året

Hvad et likviditetsbudget skal vise en ny virksomhed

Et likviditetsbudget viser, om der hver måned er penge nok i kassen eller banken til at betale regningerne (Virksomhedsguiden). Det besvarer et andet spørgsmål end regnskabet: ikke om virksomheden tjener penge, men om der er penge, når en regning forfalder. Derfor kan en virksomhed se sund ud på papiret og alligevel ikke betale en leverandør eller en momsindbetaling, hvis indtægterne kommer efter udgifterne.

For en ny virksomhed er udfordringen dobbelt: Indtægterne kommer ikke altid jævnt, og de matcher ikke nødvendigvis udgifternes forfaldsdato (startupsvar.dk). Samtidig løber de faste udgifter hver måned, uanset omsætningen. Budgettet skal derfor sættes op måned for måned — ikke som ét tal for året — for at vise, i hvilke måneder hullet opstår.

Fra driftsbudget til likviditetsbudget: timingen er forskellen

Driftsbudgettet opgør indtægter og udgifter uden at tage højde for, hvornår pengene faktisk rammer kassen eller banken, og hvornår udgifterne betales. Netop det tidsmæssige billede skal likviditetsbudgettet vise. Har du først driftsbudgettet, ligger rækkerne af indtægter og udgifter derfor klar til at flytte over i likviditetsbudgettet (startupsvar.dk; Legal Desk).

Forskellen ligger i betalingsbetingelser og betalingsmønstre. Ved leverandørkredit betaler man først for varen, når den leveres; får kunderne kredit, betaler de først, når opgaven er afsluttet (Legal Desk). Hver post fra driftsbudgettet skal derfor placeres i den måned, betalingen forventes at falde — ikke i den måned, hvor ydelsen leveres, eller fakturaen dateres.

Sådan bygger du året op måned for måned

Lav en kolonne pr. måned og fire linjer nedad: penge i banken den 1., indbetalinger i løbet af måneden, udbetalinger til andre i løbet af måneden, og om kontoen er i plus ved månedens udgang (startupsvar.dk). Saldoen ved udgangen af en måned bliver indgangssaldoen i den næste. Året hænger derfor sammen som en kæde, hvor et underskud i januar følger med ind i februar.

Del udbetalingslinjen i to: faste betalinger, der kommer uanset aktivitetsniveau, og variable betalinger, der følger varekøb, produktion og salg. Hver måned skal kunne bære begge dele. Er kontoen i minus en måned, er det ikke nok at konstatere det — problemet skal løses (startupsvar.dk).

Hvilke indbetalinger og udbetalinger skal med?

Indbetalinger: kontantsalg, debitorer, renteindbetalinger, indskud og andre indbetalinger. Udbetalinger: kontant varekøb, kreditorer, lønninger, moms, A-skat, betaling af kapacitetsomkostninger, renteudgifter, afdrag på lån, forbrug, B-skat (i personligt ejede virksomheder) og andre udbetalinger (Legal Desk).

Listen er et udgangspunkt, ikke en facitliste. Posterne varierer efter virksomhedstype og skal tilpasses din virksomhed (Legal Desk). En butik med kontantsalg, en konsulentvirksomhed, der fakturerer med kredittid, og en webshop med løbende kortindbetalinger har forskellige indbetalingslinjer og forskellige tidspunkter, hvor pengene reelt rammer kontoen.

Sådan håndterer du måneder med underskud

Bliver saldoen negativ, er der fem konkrete greb: sikre en større indtjening, give kunderne kortere kredittid, få længere kredittid hos leverandørerne, udskyde eller skære udgifter væk, og få banken til at forhøje kassekreditten (startupsvar.dk). De to første henter penge ind tidligere, de næste holder pengene tilbage længere, og den sidste tilfører penge udefra.

Sæt ind i god tid. En kassekredit fås ikke i døren samme dag, og kortere kredittid til kunderne skal kommunikeres, før fakturaen forfalder. Manglende likviditet kan føre til betalingsvanskeligheder og i sidste ende konkurs (Dokument24). En negativ måned i budgettet er derfor et varsel, der skal håndteres med det samme — ikke et tal, man ruller videre med og håber retter sig.

Indbyg en buffer til uforudsete udgifter

Indregn lidt ekstra i reserve, så du kan klare uforudsete udgifter (Legal Desk). Uden luft i budgettet kan en enkelt forsinket debitorbetaling eller en uventet regning vælte en måned, der ellers akkurat gik i nul.

Reserven skal stå som en synlig post i budgettet — ikke bare som en rundere slutsaldo — så du kan se, hvor meget der er tilbage, hvis en indbetaling udebliver. Størrelsen kan tage udgangspunkt i de poster, der typisk svinger i din virksomhed, for eksempel hvor lang tid debitorerne normalt er om at betale, og hvor store enkeltudgifter der med jævne mellemrum dukker op.

Skabelon, værktøj eller revisor – vælg den hjælp, du har brug for

Budgettet kan bygges i en skabelon. Virksomhedsguiden og Legal Desk stiller skabeloner til rådighed, og startupsvar.dk samler skabeloner til budgetter og forretningsplan. Digitale cash flow-værktøjer giver overblik over fakturaer, betalinger og den aktuelle likviditetssituation (Allianz Trade). Virker taldelen overvældende, kan en revisor lave likviditetsbudgettet, hvis du leverer de relevante tal og oplysninger (startupsvar.dk).

Start- og driftsbudgettet kan du forholdsvis nemt lave selv, hvis du har en forretningsplan. Likviditetsbudgettet kræver til gengæld en talkyndig person til at holde styr på de mange beløb. Det er samtidig det budget, du sidst behøver at lave, så tiden bruges bedst på de to første. Starter du en økonomisk set enkel virksomhed, er et likviditetsbudget sandsynligvis ikke nødvendigt — her er det tilstrækkeligt at sikre en passende likviditet (startupsvar.dk).

Følg budgettet op og juster året undervejs

Følg op ved løbende at sammenligne budgetterede ind- og udbetalinger med de faktiske, og opdater budgettet, når betalingsmønstrene ændrer sig. Likviditetsprognoser bygger netop på tidligere data, forudsigelser for indtægter og udgifter samt betalingsmønstre (Dokument24). Ændrer kunderne betalingsadfærd, eller forlænger en leverandør kredittiden, er det betalingsmønsteret — ikke omsætningen — der skal skrives ind i budgettet.

Brug overblikket til at beslutte noget, før problemet opstår: En måned med forventet minus er et beslutningspunkt om kredittid, udgifter eller kassekredit, mens en måned med overskud kan bruges til at fylde bufferen op. Formålet med at forudsige pengestrømme og likviditetsbehov er at sikre, at virksomheden har nok likvide midler til at opretholde driften og opfylde sine betalingsforpligtelser (Dokument24).