Bogføring og bankkonto: krav til nye virksomheder

Bogføring for nye virksomheder: det vigtigste først

Bogføringsloven blev vedtaget 19. maj 2022 og trådte i kraft 1. juli 2022. Siden da har alle erhvervsdrivende i Danmark været omfattet – også udenlandske virksomheder med aktiviteter her i landet samt erhvervsdrivende fonde, foreninger og andelsforeninger. For en ny virksomhed betyder det, at bogføringspligten gælder fra begyndelsen, ikke først når regnskabet bliver omfattende.

Kravene kom gradvist. Fra 1. juli 2022 gjaldt kravet om at beskrive procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, kravet om afstemninger, en udvidet definition af regnskabsmateriale samt skærpet kontrol og sanktioner. Kravet om digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag blev først gældende senere – på forskellige tidspunkter afhængigt af virksomhedstype og systemvalg.

Bankkontoen fylder meget i praksis, fordi loven præciserer, at virksomheden skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Afstemningerne skal være gennemført senest ved udløbet af fristerne for indberetningerne, og bogholderiet skal generelt være ajourført forud for indberetningen – herunder have afstemte bankkonti og opgjorte debitorer og kreditorer.

Fra stiftelse til drift: hvem er omfattet af bogføringsloven?

Efter bogføringslovens § 1 er fire grupper omfattet: erhvervsdrivende virksomheder af enhver art etableret i Danmark, uanset ejer- eller hæftelsesforhold; erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af virksomheder hjemmehørende i udlandet; virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark; og virksomheder, der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for at modtage tilskud fra den danske stat eller EU.

En virksomhed anses altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder – også selv om den helt eller delvist er undtaget fra de loves krav. Andre virksomheder er erhvervsdrivende og dermed omfattet, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, som de normalt modtager betaling for.

Kapitalselskaber er altid omfattet fra stiftelsen og indtil ophør. Bogføringspligten påhviler virksomheden selv – uanset om den er tegnet af en juridisk eller fysisk person, og dermed uanset ejerforhold og skattemæssig behandling.

Omfatte virksomheder efter bogføringsloven

Tidsfrister: hvornår skal din nye virksomhed bogføre digitalt?

Selskaber som ApS og A/S, der er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven, skal bruge et digitalt bogføringssystem fra regnskabsår fra og med 1. juli 2024. Personligt ejede virksomheder, fx enkeltmandsvirksomheder, foreninger m.fl., hvis nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to indkomstår i træk, skal forventeligt bogføre digitalt fra regnskabsår fra og med 2026. For personligt ejede virksomheder træder reglerne tidligst i kraft 1. juli 2026, mens de for foreninger som hovedregel tidligst træder i kraft 1. juli 2026.

Bruger virksomheden et specialudviklet eller ikke-registreret bogføringssystem, træder reglerne først i kraft senere. For bl.a. ApS og A/S med specialudviklede eller ikke-registrerede systemer gælder kravet først for regnskabsår fra og med 1. januar 2025.

Der findes en bagatelgrænse: Virksomheder, foreninger m.fl., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er mindre end 300.000 kr., kan slippe for bogføringslovens krav om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og om at bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem. Tilsvarende gælder virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt: De er ikke omfattet af kravet om en beskrivelse af procedurerne.

Vigtige datoer for digital bogføring i Danmark

Ny bogføring: vigtige grænser og krav

Godkendt system eller specialløsning? Krav til den digitale bogføring

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere systemerne og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Virksomheden kan derefter frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der lever op til lovens krav. Et registreret standardbogføringssystem er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen for at opfylde kravene. Bruger du et standardsystem, skal du som udgangspunkt ikke gøre noget ved selve systemet, da udbyderen sørger for, at det opfylder kravene. På Erhvervsstyrelsens hjemmeside kan du se, hvilke standardbogføringssystemer der er registrerede og derved lever op til reglerne.

Et specialudviklet eller ikke-registreret system er derimod ikke godkendt, fx fordi det ikke længere opdateres af udbyderen. Vælger du en ikke-godkendt løsning, påhviler det dig selv at kunne dokumentere, at systemet lever op til lovens krav.

Systemkravene handler især om, at der kun bruges et system registreret hos Erhvervsstyrelsen; at systemet automatisk tager sikkerhedskopi af data og bilag og opbevarer kopien eksternt, så regnskabet ikke forsvinder ved brand, tyveri eller it-nedbrud; at systemet kan sende og modtage e-fakturaer i de fællesoffentlige formater (NemHandel/Peppol); og at der er et ubrudt digitalt transaktionsspor fra den oprindelige faktura til den endelige postering, så myndighederne kan verificere forbindelsen mellem bilag og postering. En PDF sendt på mail tæller ikke som e-faktura.

Transaktioner skal bogføres i et digitalt bogføringssystem, og købs- og salgsfakturaer skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. E-fakturering indfases gradvist. For de fleste virksomheder er det ikke teknologien, men processerne omkring modtagelse og godkendelse af fakturaer, der er den reelle opgave: Hvem modtager fakturaen, hvordan godkendes den, og hvordan lander den korrekt i bogføringen.

Bogføringsbeskrivelse: den lovpligtige opskrift på dine procedurer

Loven kræver, at virksomheden udarbejder en beskrivelse af sine procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal som minimum indeholde tre elementer: en beskrivelse af procedurerne for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres; en beskrivelse af procedurerne for at sikre, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis; og en angivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de nævnte procedurer.

Beskrivelsen skal foreligge ved starten af regnskabsår, der starter 2. oktober 2022 eller senere. For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår betød det, at beskrivelsen skulle foreligge 1. januar 2023.

Kravet omfattede ikke virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt. Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon med tilhørende vejledning, hvis primære formål er at hjælpe mindre virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres procedurer for bogføring. Skabelonen kan hentes på Virksomhedsguiden.

Afstemning: bankkonti, debitorer og kreditorer i bogføringen

Kravet om afstemninger, herunder bankafstemning, har været gældende siden 1. juli 2022. Der er ingen definition på eller formkrav til afstemningerne, og de konkrete afstemninger afhænger af typen af indberetning eller angivelse og af virksomhedens forhold. Det er nærliggende at tage udgangspunkt i de afstemninger og arbejdspapirer, som blev udarbejdet i forbindelse med senest aflagte årsrapport, og gentage dem i den løbende kadence, som virksomhedens moms- og skattefrister kræver.

Digital opbevaring og regnskabsmateriale: mere end bilag

Definitionen på regnskabsmateriale blev udvidet. Regnskabsmateriale omfatter ud over bilag og bogføring også dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten samt for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport.

Virksomheden skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes. Bilagene skal som udgangspunkt opbevares digitalt. Det er ikke længere lovligt at opbevare bilag lokalt på en harddisk eller i en fysisk mappe – de skal lagres digitalt hos en udbyder, der garanterer opbevaring i mindst 5 år, også selv om virksomheden ophører.

Kontrol, bøder og ledelsesansvar

Med den nye lov blev der indført nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne. Kontrollen er skærpet, og sanktionerne er en del af de krav, der har været gældende siden 1. juli 2022.

Det er ledelsens direkte ansvar at sikre, at selskabet bogfører digitalt og opbevarer bilagene sikkert. Et registreret standardbogføringssystem dækker de systemmæssige krav, men ikke virksomhedens egne procedurer, bogføringsbeskrivelsen eller de løbende afstemninger – de dele af overholdelsen kan ikke uddelegeres til softwaren.

Praktisk tjekliste for nye virksomheder

Praktisk tjekliste for nye virksomheder