Bogføringskrav til nye virksomheder: system, frister og bankafstemning

Bogføring for nye virksomheder: det vigtigste først

Folketinget vedtog bogføringsloven 19. maj 2022. Loven trådte i kraft 1. juli 2022. Alle erhvervsdrivende i Danmark er omfattet, også udenlandske selskaber med aktiviteter her, samt erhvervsdrivende fonde, foreninger og andelsforeninger.

For en ny virksomhed gælder bogføringspligten fra begyndelsen. Den venter ikke på, at regnskabet bliver omfattende.

Kravene kom gradvist. Fra 1. juli 2022 gjaldt kravet om at beskrive procedurer for bogføring og opbevaring, kravet om afstemninger, en udvidet definition af regnskabsmateriale samt skærpet kontrol og sanktioner.

Digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag blev først gældende senere. Tidspunktet afhænger af virksomhedstype og systemvalg.

Bankkontoen fylder meget i praksis. Loven kræver de afstemninger, der gør grundlaget for pligtige angivelser af skat, moms og afgift samt årsrapporten opdateret. Afstemningerne skal foreligge, når indberetningsfristerne udløber.

Bogholderiet skal generelt være ajourført før indberetningen. Det omfatter afstemte bankkonti og opgjorte debitorer og kreditorer.

Bankkontoen indgår gennem afstemningskravet, som har gældet siden 1. juli 2022. Uden afstemte bankkonti er grundlaget for moms-, skatte- og afgiftsindberetninger ikke opdateret.

Kravet gælder fra virksomhedens begyndelse og følger indberetningsfristerne, ikke regnskabsårets afslutning.

Lovgrundlaget er lov om bogføring med tilhørende bekendtgørelser: Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer, Bekendtgørelse om ikrafttræden af bestemmelser i lov om bogføring og Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer.

Erhvervsstyrelsen fører fortegnelsen over registrerede digitale standard bogføringssystemer. Styrelsen har offentliggjort skabelonen til bogføringsbeskrivelsen.

Vigtige fakta om bogføring og digital opbevaring

Fra stiftelse til drift: hvem er omfattet af bogføringsloven?

Bogføringslovens § 1 omfatter fire grupper. Første gruppe: erhvervsdrivende virksomheder af enhver art etableret i Danmark, uanset ejer- eller hæftelsesforhold.

Anden gruppe: erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af virksomheder hjemmehørende i udlandet.

Tredje gruppe: virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark.

Fjerde gruppe: virksomheder, der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger for at modtage tilskud fra den danske stat eller EU.

En virksomhed anses altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Det gælder, selv om den helt eller delvist er undtaget fra de loves krav.

Andre virksomheder er erhvervsdrivende og omfattet, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, som de normalt modtager betaling for.

Kapitalselskaber er altid omfattet fra stiftelsen og indtil ophør.

Bogføringspligten påhviler virksomheden selv. Det gælder, uanset om den er tegnet af en juridisk eller fysisk person, og dermed uanset ejerforhold og skattemæssig behandling.

Tidsfrister: hvornår skal din nye virksomhed bogføre digitalt?

Selskaber som ApS og A/S, der er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven, skal bruge et digitalt bogføringssystem fra regnskabsår fra og med 1. juli 2024.

Personligt ejede virksomheder, fx enkeltmandsvirksomheder, foreninger m.fl., hvis nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to indkomstår i træk, skal forventeligt bogføre digitalt fra regnskabsår fra og med 2026.

For personligt ejede virksomheder træder reglerne tidligst i kraft 1. juli 2026. For foreninger træder de som hovedregel tidligst i kraft 1. juli 2026.

Bruger virksomheden et egenudviklet system eller et system uden registrering, indtræder reglerne først senere. For bl.a. ApS og A/S med egenudviklede eller uregistrerede systemer gælder kravet først for regnskabsår fra og med 1. januar 2025.

Der findes en bagatelgrænse. Virksomheder, foreninger m.fl., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er mindre end 300.000 kr., kan slippe for kravet om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og for at bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem.

Tilsvarende gælder virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt. De er ikke omfattet af kravet om en beskrivelse af procedurerne.

Fristerne for bankkontoen er ikke knyttet til disse ikrafttrædelsesdatoer. Afstemningen skal være klar ved fristen for de lovpligtige indberetninger til skat, moms og afgift og for årsrapporten. Det gælder fra 1. juli 2022.

Der er ingen særskilt bankkonto-dato i ikrafttrædelsesplanen. Bankkontoen følger de frister, der gælder for angivelser til moms, skat og afgift, og for årsrapporten.

Ikrafttrædelsesdatoer for digital bogføring efter virksomhedstype

Godkendt system eller specialløsning? Krav til den digitale bogføring

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere systemerne og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen.

Virksomheden kan frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der lever op til lovens krav. Et registreret standardbogføringssystem er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen for at opfylde kravene.

Bruger du et standardsystem, skal du som udgangspunkt ikke gøre noget ved selve systemet. Udbyderen sørger for, at det opfylder kravene.

På Erhvervsstyrelsens hjemmeside kan du se, hvilke standardbogføringssystemer der er registrerede og derved lever op til reglerne.

En egenudviklet løsning eller et uregistreret system er derimod ikke godkendt, fx fordi det ikke længere opdateres af udbyderen.

Vælger du en ikke-godkendt løsning, påhviler det dig selv at kunne dokumentere, at systemet lever op til lovens krav.

Systemkravene handler især om, at der kun bruges et system registreret hos Erhvervsstyrelsen.

Systemet skal automatisk tage sikkerhedskopi af data og bilag og opbevare kopien eksternt, så regnskabet ikke forsvinder ved brand, tyveri eller it-nedbrud.

Systemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer i de fællesoffentlige formater (NemHandel/Peppol).

Der skal være et ubrudt digitalt transaktionsspor fra den oprindelige faktura til den endelige postering, så myndighederne kan verificere forbindelsen mellem bilag og postering.

En PDF sendt på mail tæller ikke som e-faktura.

Transaktioner skal bogføres i et digitalt bogføringssystem. Købs- og salgsfakturaer skal opbevares i et digitalt bogføringssystem.

E-fakturering indfases gradvist.

For de fleste virksomheder er det ikke teknologien, men processerne omkring modtagelse og godkendelse af fakturaer, der er den reelle opgave: Hvem modtager fakturaen, hvordan godkendes den, og hvordan lander den korrekt i bogføringen?

Efter bogføringslovens § 2 stiller loven krav til, hvilke paragraffer digitale standard bogføringssystemer skal opfylde for at kunne registreres i Erhvervsstyrelsens fortegnelse.

Eksempler på registrerede bogføringssystemer, der nævnes, er Visma Net, e-conomic og Business NXT.

Excel er som hovedregel ikke tilladt til bogføring. Virksomheden skal i stedet bruge et registreret digitalt bogføringssystem eller kunne dokumentere, at et egenudviklet system opfylder lovens krav.

Digital bogføring: standard vs. egenudviklet løsning

Bogføringsbeskrivelse: den lovpligtige opskrift på dine procedurer

Loven kræver, at virksomheden udarbejder en beskrivelse af sine procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Beskrivelsen skal som minimum indeholde tre elementer. Først: procedurerne for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres. Dernæst: procedurerne for at sikre, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis. Til sidst: en angivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de nævnte procedurer.

Beskrivelsen skal foreligge ved starten af regnskabsår, der starter 2. oktober 2022 eller senere. For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår betød det, at beskrivelsen skulle foreligge 1. januar 2023.

Kravet omfattede ikke virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt.

Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon med tilhørende vejledning. Dens primære formål er at hjælpe mindre virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres procedurer for bogføring. Skabelonen kan hentes på Virksomhedsguiden.

Beskrivelsen skal angive, hvem der er ansvarlig for de enkelte procedurer. Den dækker både den løbende registrering af transaktioner og den betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet.

Afstemning: bankkonti, debitorer og kreditorer i bogføringen

Kravet om afstemninger, herunder bankafstemning, har været gældende siden 1. juli 2022.

Der er ingen definition på eller formkrav til afstemningerne. De konkrete afstemninger afhænger af typen af indberetning eller angivelse og af virksomhedens forhold.

For en ny virksomhed betyder det, at bankkontoen skal indgå i de afstemninger, som holder grundlaget for moms-, skatte- og afgiftsangivelser og årsrapporten opdateret. Afstemningen er bankkontoens konkrete krav i bogføringsloven.

Det er nærliggende at tage udgangspunkt i de afstemninger og arbejdspapirer, som blev udarbejdet i forbindelse med senest aflagte årsrapport. Gentag dem i den løbende kadence, som virksomhedens moms- og skattefrister kræver.

For en helt ny virksomhed findes der endnu ingen senest aflagt årsrapport at læne sig op ad. Afstemningerne må derfor bygges op fra starten og gentages i takt med indberetningsfristerne.

Det er ikke tilstrækkeligt kun at udarbejde afstemninger i forbindelse med årsafslutning, hvis virksomheden f.eks. er momsregistreret. Afstemningerne skal være klar, når fristen for de pligtige indberetninger udløber.

Generelt er det et krav, at bogholderiet er ajourført forud for indberetninger, herunder at bankkonti er afstemt og debitorer/kreditorer er opgjort. For bankkontoen betyder det, at den indgår i afstemningerne, så moms-, skatte- og afgiftsangivelser og årsrapporten hviler på opdaterede tal.

Lovgrundlaget for bankkontokravet er lov om bogføring med tilhørende bekendtgørelser, og myndigheden er Erhvervsstyrelsen.

Afstemningerne skal være på plads ved indberetningsfristernes udløb. Fristen for den enkelte afstemning følger den indberetning, den understøtter.

Der er ingen fast kadence for bankafstemning. Bankkontoen skal afstemmes senest, når fristen udløber for den indberetning, den understøtter.

For en momsregistreret ny virksomhed betyder det, at bankkontoen skal indgå i afstemningen forud for momsangivelsen. Tilsvarende gælder for skatter og afgifter, når virksomheden skal indberette dem.

Afstemningsproces for ny virksomhed

Digital opbevaring og regnskabsmateriale: mere end bilag

Definitionen på regnskabsmateriale blev udvidet. Regnskabsmateriale omfatter ud over bilag og bogføring også dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten samt for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport.

Virksomheden skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes.

Bilagene skal som udgangspunkt opbevares digitalt.

Det er ikke længere lovligt at opbevare bilag lokalt på en harddisk eller i en fysisk mappe. De skal lagres digitalt hos en udbyder, der garanterer, at materialet bevares i minimum fem år, også selv om virksomheden ophører.

Kontrol, bøder og ledelsesansvar

Med den nye lov blev der indført nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne.

Kontrollen er skærpet, og sanktionerne er en del af de krav, der har været gældende siden 1. juli 2022.

Det er ledelsens direkte ansvar at sikre, at selskabet bogfører digitalt og opbevarer bilagene sikkert.

Et registreret standardbogføringssystem dækker de systemmæssige krav. Det dækker ikke virksomhedens egne procedurer, bogføringsbeskrivelsen eller de løbende afstemninger – de dele af overholdelsen kan ikke uddelegeres til softwaren.

Myndigheden er Erhvervsstyrelsen, som har fået de nye kontrolmuligheder efter lov om bogføring. Styrelsen fører også fortegnelsen over registrerede digitale standard bogføringssystemer.

Ledelsens ansvar omfatter både den digitale bogføring, opbevaringen og de afstemninger, der skal være på plads før hver indberetning.

Praktisk tjekliste for nye virksomheder

Praktisk tjekliste til nye virksomheder – bogføring og bankafstemning